Integración de procesadores de texto y bases de datos

PROCESADOR DE TEXTOS

Un procesador de texto es una aplicación Informática que permite crear y editar documentos de textos en una computadora Se trata de un software con múltiples funcionalidades para la redacción, con diferentes tipografías, tamaño de letras, colores, tipos de párrafos, efectos artísticos y otras opciones.

Características del procesador de textos

Todos los programas de procesador de textos incluyen un grupo de características básicas:

§  La función insertar coloca texto o imágenes nuevas en cualquier lugar del documento.

§  La función copiar duplica la sección indicada del documento.

§  La función borrar elimina caracteres, palabras, líneas, páginas o imágenes.

§  La función pegar inserta material que fue removido o copiado de otras partes de un documento.

§  La función de formato se usa para el diseño del documento, especificando la página, el margen, el tamaño del margen y aplicando características de diseño específicas, como el tipo de fuente, el color, las negritas, itálicas, subrayado y lo que va remarcado.

§  La función de buscar y restituir localiza caracteres, palabras o frases específicas dentro del documento y las substituye por otras.

§  La función de columna y tabla permite crear, manipular y dar formato a las columnas y tablas.

§  La función para fusionar correo genera cartas y documentos predeterminados y los almacena en una tabla o base de datos.

§  La función para administrar archivos almacena, accede, mueve y elimina los archivos de la computadora.

§  La función de impresión genera una copia en papel de un archivo almacenado electrónicamente en la computadora.

Además de estas características básicas, la mayoría de los procesadores de textos son capaces de revisar la ortografía, insertar un encabezado, pies de página, notas al pie, de crear tablas de contenidos, índices y referencias cruzadas.

La mayor parte de los procesadores de textos también ofrecen un grupo de herramientas que ayudan a crear ilustraciones. Las ilustraciones se pueden importar desde distintos programas para insertarlas en un documento.

Debido a que los programas de procesador de textos permiten que los documentos se guarden como archivos de cómputo, se pueden almacenar varias versiones de un mismo documento para compararlas. Así mismo, para los documentos que necesitan compartirse y ser editados por varias personas, se tiene una función que permite que varios usuarios inserten cambios y comentarios.

La lista de características ofrecidas por los procesadores de texto continúa creciendo conforme se actualizan los existentes y se introducen nuevos programas.

PROCESO DE CONFECCIÓN DE UN DOCUMENTO

Ventana Principal

 

Cinta de Opciones

Los comandos estan organizados en grupos locales bajo fichas relacionadas con un tipò de actividad, como escribir o diseñar una pagina

Algunas Fichas aparecen unicamente cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de dibujos aparce unicamente cuando se seleciona una forma, una linea u otro objeto de dibujo.

Para que el area de tabajo sea mayor , la cinta de opciones se puede minimizar seleccionando el ícono superior derecho

Personalizar la Barra de Herramientas de Acceso Rápido

La barra de herramientas de acceso rápido es una barra personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se está mostrando

Creación de un documento

Para iniciar un escrito en Word 2010 es recomendable considerar los siguientes pasos:

1. Crear un nuevo documento (al abrir Word 2010 se crea automáticamente)

2. Configurar la página

3. Escribir y dar formato al documento

4. Guardar el documento

5. Revisar ortografía

6. Imprimir documento

Crear un nuevo Documento

Al entrar al programa Word presentara un documento nuevo, lo que equivale a una hoja en blanco sobre la que se puede comenzar a escribir, adicional a esto, es posible abrir otro nuevo documento:

Configurar la pagina

Antes de iniciar el escrito del nuevo documento se recomienda preparar la página, especificando el tamaño de hoja, márgenes, encabezados y pies de página; sin embargo, se puede hacer en cualquier momento.

Escribir y guardar el documento

Se recomienda realizar el documento hasta concluirlo, y guardarlo para posteriormente modificar su presentación

Revisar la ortografía

Es recomendable revisar el documento para detectar posibles errores ortográficos y gramaticales.

La revisión ortográfica y gramatical, se podrá personalizar y realizar de varias formas:

·         Automáticamente a medida que se escribe

·         Cuando está activa esta opción Word revisará la ortografía conforme se va escribiendo, cuando no reconoce una palabra la subrayar con una línea roja

·         Al terminar de crear un documento

Word se detendrá en la primera palabra desconocida o incorrecta y se pondrá presentar algún cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación: Si la palabra es correcta y se desea continuar seleccionar Cambiar Elegir la palabra correcta y seleccionar Omitir una vez o todas según el caso

Imprimir Documento Word

Permite imprimir el documento completo o cualquier parte de éste (páginas continuas o discontinuas).

BASES DE DATOS

Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de información. (Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios cursos)

Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base varía según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la información sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de datos, en los que se informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama gestor de datos, que permite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de campos).

El programa que sirve para manejar toda esa información se denomina sistema gestor de base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach, parados, u Oracle.

Características
- Independencia de los Datos

- Reducción de la Redundancia:

- Seguridad
- Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.

- Permite realizar un listado de la base de datos.

- Permiten la programación a usuarios avanzados.

Introducción de datos 

En una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:

- Vídeo: secuencias de imágenes.

- Gráficos: archivos de imagen que pueden modificar la base de datos.

- Sonido: archivos de audio.

- Lógicos: tratan de establecer relaciones entre los datos.

- Numéricos.

- Alfanuméricos.

Funcionalidades
Las funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de base de datos son las siguientes:

a)      API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados acceder a algunos recursos internos del programa, para configurarlo.

b)      Soporte BD ¨S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos Sistemas gestores de bases de datos.

c)      Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar búsquedas y consultas en la base de datos.

d)     Programación visual: permite crear una especie de lenguaje de forma gráfica, para establecer parámetros personalizados.

Inserción de datos

Hasta ahora en esta serie de artículos sobre fundamentos del lenguaje SQL (recuerda que también tenemos un curso ideal para iniciarte) hemos visto cómo extraer información de una base de datos. Sin embargo para de poder extraer información de un almacén de datos, antes lógicamente debemos introducirla. En los sistemas gestores de datos relacionales la sentencia que nos permite hacerlo es INSERT.

La instrucción INSERT de SQL permite añadir registros a una tabla. Con ella podemos ir añadiendo registros uno a uno, o añadir de golpe tantos registros como nos devuelva una instrucción SELECT.

Veamos la sintaxis para cada uno de estos casos...

Insertando registros uno a uno

La sintaxis genérica de INSERT para crear un nuevo registro es la siguiente:

INSERT INTO NombreTabla [(Campo1, …, CampoN)] VALUES (Valor1, …, ValorN)

Siendo:

·         NombreTabla: la tabla en la que se van a insertar las filas.

·         (Campo1, …, CampoN): representa el campo o campos en los que vamos a introducir valores.

·         (Valor1, …, ValorN): representan los valores que se van a almacenar en cada campo.

En realidad la lista de campos es opcional especificarla (por eso la hemos puesto entre corchetes en la sintaxis general). Si no se indica campo alguno se considera que por defecto vamos a introducir información en todos los campos de la tabla, y por lo tanto se deben  introducir valores para todos ellos y en el orden en el que han sido definidos. En la práctica se suelen especificar siempre por claridad y para evitar errores.

Por otro lado, los valores se deben corresponder con cada uno de los campos que aparecen en la lista de campos, tanto en el tipo de dato que contienen como en el orden en el que se van a asignar. Es decir, si se indican una serie de campos en un orden determinado, la lista de valores debe especificar los valores a almacenar en dichos campos, en el mismo orden exactamente. Si un campo no está en la lista, se almacenará dentro de éste el valor NULL.

Si un campo está definido como NOT NULL (es decir, que no admite nulos o valores vacíos), debemos especificarlo siempre en la lista de campos a insertar. De no hacerlo así  se producirá un error al ejecución la correspondiente instrucción INSERT.

 Veamos unos ejemplos con la base de datos de ejemplo Northwind:

INSERT INTO Region VALUES(35, 'Madrid')

INSERT INTO Region (RegionID, RegionDescription) VALUES(35, 'Madrid')

INSERT INTO Shippers (ShipperID, CompanyName) VALUES(4, 'Mi Empresa')

En el tercer ejemplo no hemos asignado valores a la columna Phone, por tanto tomará automáticamente el valor NULL, salvo que tenga un valor DEFAULT asignado.

En realidad en la mayor parte de los casos los campos de identificación de los registros, también conocidos como claves primarias, serán campos de tipo numérico con auto-incremento. Esto quiere decir que el identificador único de cada registro (el campo que normalmente contiene un ID en su nombre, como RegionID o ShipperID) lo genera de manera automática el gestor de datos, incrementando en 1 su valor cada vez que se inserta un nuevo registro en la tabla. Por ello en estos casos no es necesario especificar este tipo de campos en las instrucciones INSERT. Por ello, por ejemplo, para insertar una nueva región en la tabla de regiones de Northwind lo único que hay que hacer es indicar su nombre, así:

INSERT INTO Region (RegionDescription) VALUES('Madrid')

Inserción masiva de filas partiendo de consultas

Una segunda variante genérica de la instrucción INSERT es la que nos permite insertar de golpe múltiples registros en una tabla, bebiendo sus datos desde otra tabla (o varias tablas)

De nuestra base de datos o, incluso en algunos SGBDR, de otra base de datos externa. En cualquier caso obteniéndolos a partir de una consulta SELECT convencional.

La sintaxis genérica de la instrucción que nos permite insertar registros procedentes de una consulta SELECT es la siguiente:

INSERT INTO NombreTabla [(Campo1, …, CampoN)]

SELECT ...

El SELECT se indica a continuación de a lista de campos, y en lugar de especificar los valores con VALUES, se indica una consulta de selección. Es indispensable que los campos devueltos por esta instrucción SELECT coincidan en número y tipo de datos con los campos que se han indicado antes, o se producirá un error de ejecución y no se insertará ningún registro.

Veámoslo mejor con unos ejemplos sencillos de Northwind. Supongamos que tenemos una tabla nueva llamada NewCustomers en la que hemos introducido previamente los datos de nuevos clientes que no están en el sistema (por ejemplo por que los hemos cargado desde un programa externo) y queremos agregar a nuestra tabla de clientes pre-existente los nuevos clientes que son del país "España":

INSERT INTO Customers

SELECT * FROM NewCustomers WHERE Country = 'Spain'

Lo que se suele hacer en estos casos es crear primeramente la consulta de selección, que generalmente será más compleja y puede involucrar varias tablas que no tienen por qué tener los mismos campos. Esta consulta la única condición que debe cumplir es que los campos devueltos tienen que ser del mismo tipo y orden que los que hay en la tabla donde insertamos o que los que indiquemos opcionalmente en la consulta de inserción.

Clasificación De Base De Datos

La clasificación de la base de datos varía de acuerdo al fin destinado y su almacén.

Las clasificaciones más importantes y necesarias para cualquier organización:

·         Clasificación de base de datos

·         Base de datos estáticas

·         Base de datos dinámicas

·         Base de datos bibliográficos

·         Base de datos jerárquicos

·         Base de datos red

·         Base de datos transacciones

·         Base de datos documentales

·         Sistema de datos deductivos

·         Clasificación de base de datos

·         Clasificación de base de datos

·         Esquema de cómo se clafican las bases de datos

·         Base de datos estáticas

·         Fundamentada solo en leyendas o escritos para ser leídos, además, son datos significativos para proyectos y tomas de decisiones que a futuro puedan ser necesarios. En efecto, son datos que carecen de dinamismo o mutaciones, esto para tener una perspectiva clara en cuanto a tomar alguna decisión importante, tomando en consideración hechos del pasado para mejoras del futuro.

·         Base de datos dinámicas

Estas se categorizan en:

Según su contenido

·         Base de datos bibliográficos

Cabe señalar que en estos datos encontrara referencias del publicador como autor intelectual del contenido de las publicaciones consultadas.

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Base de datos jerárquicos

Según la selección este va a ser descendente o descendente, en esta base de dato encontrar coordinado los datos  almacenados dependiendo la cantidad de búsquedas a través de un caudal de información.

·         Base de datos red

Debido a la retórica y la enorme cantidad de datos encontrados en una base de datos esta es solo recomendada o mejor utilizada por los profesionales en la programación.

·         Base de datos transacciones

En este campo se maneja la velocidad, eficacia y eficiencia, asimismo estos datos deben ser procesos rápidos y neutrales, verbigracia, las transacciones manejadas por los bancos, los cuales, solo maneja dos puntos o líneas como lo son, un emisor y un receptor.

Ahora bien, entre ellos van a  surgir movimientos de tipo transacción, por lo tanto, como se ha mencionado, esta deberá ser generada eficaz y rápidamente, no obstante si surgen inconvenientes, estas deben tener solo dos opciones, transacción fallida o finalizada, nunca en proceso, o de reanudación de transacción.

 ·         Base de datos documentales

En esta clasificación encontramos al más potente de los datos, ya que este busca la información de forma excautiva y con alta probabilidad de resultados positivos en la búsqueda de información.

·         Sistema de datos deductivos

La lógica matemática es utilizada en este tipo de sistemas, permitiendo asi deducir y relacionar información buscada por el usuario.

Integración de datos: Concepto e importancia en la empresa actual

Integración de datos es una combinación de procesos técnicos y de negocio que se utilizan para combinar datos de diferentes fuentes para convertirlos en información útil y valiosa.

Una solución completa de integración de datos ofrece datos confiables de una variedad de fuentes. Las soluciones de integración de datos ayudan a comprender, limpiar, monitorizar, transformar y entregar datos para que puedas estar seguro de que la fuente de información es confiable, consistente y está gobernada en tiempo real. 

1. ¿Qué es integración de datos?

La integración de datos es el proceso que permite combinar datos heterogéneos de muchas fuentes diferentes en la forma y estructura de una única aplicación. Este proceso de integración de datos facilita que diferentes tipos de datos, tales como matrices de datos, documentos y tablas, sean fusionados por usuarios, organizaciones y aplicaciones para un uso personal, de procesos de negocio o de funciones.

La integración de datos soporta el procesamiento analítico de grandes conjuntos de datos alineando, combinando y presentando cada conjunto de datos de departamentos organizacionales y fuentes de datos remotas y externas, para cumplir con los objetivos del integrador.

La integración de datos se implementa generalmente en un data warehouse mediante software especializado que aloja grandes repositorios de datos de recursos internos y externos. Los datos se extraen, se mezclan y se presentan de forma unificada.

 Por ejemplo, el conjunto completo de datos de un usuario puede incluir datos extraídos y combinados de marketing, ventas y operaciones, que se combinan para formar un informe completo.

Un proyecto de integración de datos generalmente implica los siguientes pasos:

·         Acceso a los datos desde todas las fuentes y localizaciones tanto si se trata de locales, en la nube o de una combinación de ambos.

·         Integración de datos de modo que los registros de una fuente de datos mapean registros en otra. Por ejemplo, incluso si un conjunto de datos utilizara “nombre, apellidos” y otro “nom, ape”, el conjunto integrado se asegurará de que en ambos casos los datos van al lugar correcto. Se trata de un tipo de preparación de datos esencial para que las analíticas y otras aplicaciones sean capaces de utilizar los datos con éxito.

·         Entrega de datos integrados al negocio justo en el momento en que la empresa los necesita, ya sea por lotes, casi en tiempo real o en tiempo real. 

 2. ¿Por qué necesitas integración de datos en tu empresa?

El mundo empresarial se está volviendo cada vez más centrado en el consumidor. Enfocarse en el servicio al cliente y escucharles para obtener feedback era vital en el pasado, pero los negocios de hoy en día necesitan conseguir ideas más profundas de lo que los clientes quieren, recopilando datos que van desde el uso de patrones con productos, a publicaciones en medios sociales.

Un estudio de Pricewaterhousecoopers puso de manifiesto que a pesar de este nuevo foco en experiencias del cliente, el 24% de los CEOs piensan que no tienen bastante información sobre lo que quieren los clientes. Casi dos terceras partes de los encuestados decían que entender lo que los clientes valoran está entre sus principales preocupaciones.

Estos problemas se ven acentuados por el hecho de que las operaciones cambiantes en torno a demandas cambiantes de los clientes ha llevado a que los costes más altos se trasladen a los consumidores. Pero el 31% de los encuestados piensa que sus clientes no aceptarán esto por mucho tiempo. La solución es utilizar mejor los datos. El 68% de los encuestados señaló que al análisis de datos es una necesidad clave.

El uso de datos para tener expectativas más claras de las demandas de los clientes es vital y hacerlo de manera rentable es clave. Sin embargo, muchas empresas carecen de las herramientas para hacerlo. Un estudio de Experian encontró que en los departamentos de marketing, apenas un 30% de las organizaciones siente que tiene una buena integración de datos.

Aquí hay 5 razones por las que deberías poner el foco en integración de datos:

1.      Reduce la carga sobre los analistas de negocios. Los profesionales del Business Intelligence se enfrentan a una carga de trabajo abrumadora tratando de filtrar las enormes cantidades de datos que entran a la empresa en el día a día. La eliminación de los silos de datos permite a los usuarios acceder a diferentes conjuntos de información basada en sus necesidades específicas. Dar a los equipos acceso directo a información relevante deja a los analistas con un tema menos del que preocuparse, permitiéndoles dedicarse a conjuntos de datos más complejos que generan valor para el negocio.

2.      Eliminar doble trabajo. Le ocurre a muchos negocios que un departamento realiza un análisis de clientes para conocer sus demandas y poco después descubren que existe un proyecto similar que se completó hace unos meses en otro departamento por razones que generalmente diferentes. Con una integración de datos se puede evitar esa redundancia y no sólo en términos de grandes proyectos. Los problemas más comunes a las que se enfrentan las organizaciones tienen que ver con registros de datos de clientes en múltiples lugares, documentación de procesos en distintos sistemas, etc.

3.      Maximiza el valor de los datos. Un análisis que puede ser perspicaz para 20 de los empleados será considerablemente menos valioso si sólo cinco de ellos reciben el informe. Los silos tradicionales de los negocios segregan los grupos de usuarios y los datos a los que acceden, minimizando el valor de la información que la organización recopila. Unificar datos a través de distintos canales permite a las organizaciones aprovechar distintos tipos de datos conjuntamente con otros para maximizar su potencial y garantizar que los grupos de usuarios tienen la visibilidad que necesitan. Esta transparencia puede extenderse a interesados tanto internos como externos impulsando la colaboración dentro de la empresa.

4.      Mejora la toma de decisiones. Dar a los usuarios acceso a datos clave incorporados en las aplicaciones y servicios que utilizan, les permite tomar mejores decisiones al interactuar con clientes y colaboradores mientras que tratan de tener el trabajo hecho. La integración de datos en los sistemas relevantes hace que la información sea accionable en las operaciones diarias, proporcionando a los usuarios las ideas que necesitan para trabajar con la mayor inteligencia posible.

5.      Aprovechar los diversos tipos de datos. Si bien el aprovechamiento de tipos de datos variados está relacionado con la maximización del valor de los datos, es importante reconocer que los distintos tipos de información crean desafíos únicos. La información de las hojas de cálculo, las bases de datos altamente estructuradas, informes de social media, diagramas, documentos técnicos, y una amplia gama de otras fuentes, deben unirse para obtener información completa de las operaciones, especialmente cuando tecnologías emergentes como el internet de las cosas traen todavía más datos a los ecosistemas empresariales. Esta diversidad puede llegar fácilmente a ser abrumadora y hacer que los datos se dejen abandonados si los usuarios no tienen acceso a ellos para aprovechar la información intuitivamente a través de sus departamentos.

DOCUMENTO PRINCIPAL

El documento principal es aquél que contiene el texto (gráficos, etc.), que va a contener datos comunes, en el que se dejarán unas “zonas”  sin escribir, aquellas que son propias de cada documento (nombres, cifras, direcciones, etc.), para  después  insertar esos datos  personalizados de cada documento, utilizando la función Combinar correspondencia.

Se crea un documento con el texto que se repite en todas las cartas y se “dejan los zonas” en las que irán los datos que van a variar, como el nombre del destinatario, su dirección, etcétera. Este documento se llama documento principal.

Crear el documento principal

Crear el documento principal Creamos o abrimos un archivo de Word que tenga texto fijo.

Seleccionar del menú Herramientas, el submenú Cartas y correspondencia, la opción Combinar correspondencia.

En la parte derecha se abrirá el asistente, que nos irá guiando mediante pasos por todo el proceso:

PASO 1: En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..). Por ejemplo seleccionaremos Cartas y presionamos el botón siguiente.

PASO 2: Definimos el documento inicial, que es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento. Dejamos seleccionada la primera opción y hacer clic en el botón Siguiente para continuar con el asistente.

PASO 3: Seleccionamos el origen de datos. Como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

PASO 4: En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

PASO 5: En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.

Documento de Base de Datos

Una base de datos documental está constituida por un conjunto de programas que almacenan, recuperan y gestionan datos de documentos o datos de algún modo estructurados. Este tipo de bases de datos constituyen una de las principales subcategorías dentro de las denominadas bases de datos NoSQL. A diferencia de las bases de datos relacionales, estas bases de datos están diseñadas alrededor de una noción abstracta de "Documento".

El concepto central de una base de datos orientada a documentos es el concepto mismo de Documento. Mientras cada implementación de base de datos orientada a documentos difiere en los detalles, en general todas ellas comparten el principio de que los documentos encapsulan y codifican datos o información siguiendo algún formato estándar. Entre las codificaciones usadas en la actualidad se encuentran XML, YAML, JSON y BSON, así como formatos binarios como PDF y documentos Microsoft Office (MS Word, Excel y demás).

Los documentos dentro de una base de datos orientada a documentos son similar, de algún modo, a registros, tuplas o filas en una base de datos relacional pero menos rígidos. No se les requiere ajustarse a un esquema estándar ni tener todos las mismas secciones, atributos, claves o cosas por el estilo. Por ejemplo un documento puede ser:

{

Nombre:"Pepe",
Dirección:"Plaza Mayor 5",
Profesión:"Panadero"

}

Mientras que otro:

    {

Nombre:"Juliana",
Dirección:"Gran Vía 15",
Hijos:[
{Nombre:"Miguel", Edad:10},
{Nombre:"Jacinta", Edad:8},
{Nombre:"Sara", Edad:5},
{Nombre:"Elena", Edad:2}
]
   }

Estos documentos contienen alguna información similar y otra diferente. Al contrario que una base de datos relacional en la que todos los registros deben tener los mismos atributos -que pueden quedar vacíos- , en un documento no quedan 'campos' vacíos. De este modo es posible añadir nueva información sin necesidad de establecer qué información queda excluida.

Claves

Se direccionan los documentos mediante una clave única que identifica el documento. Generalmente esta clave se compone de una simple cadena. En algunos casos puede tratarse de un URI o un camino, que sirve para rescatar el documento de la base de datos. Generalmente la base de datos mantiene un índice de dichas claves, por lo que la recuperación es rápida.

Recuperación

Otra de las características que definen una base de datos orientada a documentos es que, más allá de la sencilla correspondencia clave-documento (o clave-valor) usada para recuperar un documento, la base de datos ofrece un API o un lenguaje de interrogación para recuperar documentos según su contenido. Por ejemplo, para preguntar por todos los documentos que tienen un valor dado en un campo. El conjunto de características del API o del lenguaje de interrogación, así como lo que se obtiene, varía significativamente entre distintas implementaciones.

Organización

Las distintas implementaciones de bases de datos documentales que podemos organizan los documentos de muy distintas formas, entre las que se encuentran:

·         Colecciones

·         Etiquetas

·         Metadatos ocultos

·         Jerarquías de directorios

  

Fusionar un documento

La combinación de documentos (llamada algunas veces «combinación de correo») es una potente característica que permite que una única tarjeta o etiqueta se impriman por cada registro de una fuente de datos externa.

El primer paso para combinar un documento es preparar un documento fuente que contenga sus datos combinados. Estos datos pueden ser direcciones de correo o cualquier otro dato que quiera para crear etiquetas o tarjetas únicas. Los «back-end» actuales sólo existen para archivos de texto y el servidor de datos de Evolution (hay otros planificados). El formato de texto soportado actualmente es muy sencillo: cada línea es un registro; lo campos se delimitan por comas (CSV), tabuladores o dos puntos; y las líneas nuevas se pueden incrustar usando la entidad «\n». Este archivo se puede crear usando cualquier editor de texto u otro programa o script. Una manera habitual de crear archivos CSV es exportarlos desde un programa de hojas de cálculo.